Ta in extern vd – så lyckas du! (med Agneta Olsson)

Hej min vän, vad härligt att just du är med oss idag. Idag har jag finbesök i studion av Agneta Olsson, som bland annat har skrivit boken Extern vd. Och vi kommer snacka om just det, hur man lyckas om man vill ta in en extern vd i bolaget.

Och varför vill man det? Jo, för att du kanske en dag vill göra någonting annat än att vara operativ hela dagarna. Vi kommer snacka om dos and don'ts, och de absolut viktigaste tipsen för att lyckas ta in en extern vd.

Vi spelade in det här avsnittet på The Park i Stockholm, Sveriges kanske coolaste coworking space. Det tycker jag att du ska hänga också. Här samlas väldigt många härliga startups.

Så luta dig tillbaka och njut av det här avsnittet. Varmt välkommen hit, Agneta Olsson. Tack så mycket. Läget? Det är fantastiskt. Vad kul, du ser solbränd och härlig ut.

Har du varit utomlands? Ja, jag landade från Toskana igår i Stockholm. Vad gjorde du i Toskana? Jag var där och rekade på Bagnos gård för Skåne-kurs i höst, 18-12 oktober.

Större och leda inspiration. Spännande. Borde jag gå? Det borde du definitivt göra. Jag tänker så. Men du, om någon skulle beskriva din expertis, en tidning till exempel, hur skulle de beskriva den?

För du är ändå här som expert, tänker jag. Jag tror man skulle beskriva den att jag har en speciell kompetens när det kommer till extern styrning och som en nisch externa vd. Vad har du gjort innan du kom hit, i livet?

För att ge en frame till lyssnarna. Jag har en ganska gedigen bakgrund där jag har jobbat inom dagligvarubranschen. Men trots 18 kliver jag på jobbet som externa vd.

Den första externa vd jag har varit externa på. Jag brukar säga att första stunden att jag tror att det var intressant. Jag var den första externa vdn och kommer in och hade tidigare drivit på Santa Maria.

Som har ett fantastiskt varumärke och ett bolag med fantastiskt härliga recept. Och man ser att det här är spännande året, intressant, och därifrån blir det ett steg att jobba vidare i frågor. Och då detta med externa vd.

Och det finns så mycket som jag vill snacka med dig om. Dels hur man lyckas ta in en extern vd, för det är många av oss som driver företag som vill. Och dels hur man går från att driva företaget själv till att leda det som ägare.

Och sen tycker jag att vi ska snacka lite kvinnligt entreprenörskap också, för jag vet att du brinner väldigt mycket för det. Så för dig som lyssnar nu så kommer vi dela upp det här avsnittet, eller det här mötet Agneta, i tre stycken olika avsnitt. Dels om hur man lyckas som extern vd, ska jag säga.

Dels hur man lyckas som ägare och dels hur man lyckas med sitt kvinnliga entreprenörskap om man är kvinnlig entreprenör. Men vi ska börja med att lyckas som extern vd. Och jag har ju själv byggt många bolag, tagit in många externa vd och jag skulle vara ärlig, det har ju inte alltid lyckats.

Men jag har läst någon undersökning om att typ 50% av alla rekryteringar av externa vd misslyckas. Det är ännu mer, aj då. Ja, men då är jag i gott sällskap i alla fall.

Men du, när man då har kommit så långt att man vill byta ut sig själv mot någon annan person som ska leda bolaget i det operativa, i det dagliga, vad är det första man ska tänka på? Det första man ska tänka på är det verkligen externa vd jag vill ha? Eller är det egentligen den som har HR-administration som jag är trött på?

För många gör det misstaget att de tror att de behöver en externa vd, men egentligen kanske det är en HR-chef, eller en administrativ vd som vill det, då vill man släppa hela ledarrollen. Men om man då kommer fram till att jag inte ska vara vd för jag är dålig på att leda människor, men hur ska jag identifiera om jag ska vara vd eller inte? Jag tror att dels handlar det om självinsikt, men det är lättare sagt än gjort för att jag tror att vi har blinda fläckar.

Men jag tror att det är bra att få någon utanförs perspektiv från, där man kommer fram till, är det vd jag ska vara eller någon annan roll? Eller ska jag för mycket, absolut vara kvar operativt i bolaget även om jag tar in externa vd, det är mest viktigaste jag tittar på är mindre kraft och hur bidrar jag på bästa sätt till bolagets utveckling framåt? Men om man då tänker att jag är vd, jag är ägare, jag är grundare av ett litet bolag med ett gäng anställda, några stycken kanske, och så har jag som idé att jag ska, vi kan väl börja i den första änden egentligen, vad är fördelarna respektive nackdelarna med att vara vd i egna bolaget?

Fördelen med att vara vd i sitt egna bolag, det är ju såklart att man förstår verksamheten, man är en del av verksamheten, det är nästan som ens eget DNA, som man känner hur man ska utveckla bolaget på ett eller annat sätt, oftast ganska lätt. Nackdelen är ju att man också blir hemmablind och många känner liksom, man vet inte hur man ska ta nästa steg, man kanske har fastnat på en viss nivå eller man har inte drivkraften. Man kan känna liksom att jag vill göra mer här i livet och då kan det också vara ett väldigt lämpligt tillfälle att ta in externa vd.

Men då måste man också vara klar på att behöva släppa hela vd-rollen. Ja, och om vi tar oss dit att man har identifierat att jag ska inte vara vd, jag vill driva andra företag samtidigt, eller jag vill ha tid till min familj, eller jag passar inte som vd, vilket de flesta av oss inte gör. Jag tar mig själv som exempel, jag älskar att starta bolag, men jag tycker jag är värdelös, det ska man inte raljera på sig själv, men jag tycker jag är sämre i alla fall.

Jag har utvecklingspotential när det kommer till att förvalta dem. Men om man då bestämmer sig för att ta in en extern vd, hur går man tillväga? Eller hur borde man gå tillväga?

Jo, om man borde gå tillväga är ju först att identifiera vad vill jag själv som ägare och vad vill jag med bolaget? Att på något sätt kartlägga bolagets riktning, men också vad man egna drivkrafter är som ägare. Och när man har identifierat vad man vill med bolaget, som ofta man är förtjust i eller efter till exempel, då borde man också identifiera och kolla, okej, hur tar jag bolaget till nästa nivå?

Är det att ta in externa vd eller är det till exempel att börja jobba mer på att få tillverkas på plats? Ett aktivt styrelsearbete på plats, få en strategisk arena där externa vd, där man också kan ha ett forum att bolla strategiska frågor, så att det inte är innersituationstecken bara ägaren, utan att det finns andra personer också i det. Men om vi stannar bara lite på den, alltså hur avgörande är det att ha en styrelse mellan ägaren och vdn?

Jag skulle säga att det är ganska avgörande. Sen behöver det inte alltid vara juridisk styrelse, men att det finns i alla fall ett strategiskt forum med externa personer som inte är familj eller vänner, utan som vågar utmana ägarenhet. Just det.

Finns det fler saker som styrelsearbetet förstår jag, tydliga ägardirektiv, lätt att förstå. Det här låter ju som självklarheter. Finns det andra saker du kan se på de som lyckas eller inte lyckas som externa?

Som vd. Som kanske inte är lika självklara. Hos så mycket lyhörd för återigen samspelat mellan ägare och vd. Jag tänker på att det som är så otroligt viktigt också, det är att du inte har för bråttom att göra förändring.

Många gånger när man kommer in som extern vd så känner man att det är behovpressen. Du vill leverera för du lyser någonstans. Och du ser ofta också saker som behöver förbättras.

Men är man för snabb att göra de förändringarna? Hur gärna än ägarna vill ha tillbaks, vad ska man säga, den investeringen man satsar, när det blir för mycket förändringar. Så kan det kännas för ägarna och medarbetarna som att men ingenting bra av det gamla som vi har gjort.

Så att bejaka och bekräfta historiken är jätteviktigt för att man ska få med sig människorna framåt i organisationen. För annars får man inte med sig människorna. Och det kan ju vara utmanande tänker jag, för du kommer in som ny vd och vill på något sätt vara betydelsefull och viktig och visa vad du kan.

Och samtidigt ska du vara lyhörd och människor gillar generellt inte förändring. Så jag köper det du säger, men hur gör jag då? Ja, men det är återigen att vara medveten om att bara att du är där som ny extern vd är en jättestor förändring.

Och ofta så är du där för att göra någon form av förändring. Men den största förändringen är du själv. Och det behöver man som extern vd vara medveten om. Och i början när du kommer in så är du ganska hårt granskad både från ägaren och från medarbetarna.

De granskar dig och hur du gör, vad du gör. Lika lite från nästan hur du sätter ner kaffekoppen till hur väl du gör att prata på ett möte. Och därför så är varje liten förändring så betydelsefull.

För du skickar ut signaler om att du är ganska... Därför så vill jag rekommendera att vara relativt försiktig, tänker jag, efter på även för att förändring man gör. Finns det något smart sätt där när du kommer in som ny vd med en ny pondus och ett nytt sätt att leda bolaget på?

Finns det några smarta verktyg där? Tänker jag att man ska samla alla på ett visst sätt eller hålla möten på ett visst sätt eller gå igenom hur man själv tänker eller man ska ställa en viss typ av frågor till medarbetarna. Jag tänker att det finns verktyg att använda sig av.

Ja, men jag tycker det är nästan en självklarhet för det första att man sätter sig ner om det finns en möjlighet med respektive medarbetare för att lära känna alla medarbetarna. Borde man göra det innan man säger ja till och med? Om det finns en möjlighet, definitivt.

Det optimala hade också fått vara att göra en form av tresektamöten där man både intervjuar ägarna, vad vill ni med bolaget? Vad ser ni för utmaningar och möjligheter? Exakt samma fråga också till medarbetarna om det finns en möjlighet.

Där får man fram jättemycket information som kan vara värdefull att ha för att man ska lyckas som extern vd. Men återigen tillbaka till de över 50% av alla externa vd inte finns kvar efter ett tag. Vad är det som fallerar då?

Kan du förtydliga det ännu mer? Det är ofta kulturen. Det är ofta där det brister. Man har bråttom eller man läser inte av företagskulturen. Då börjar det skava.

Ägaren har tagit det som självklart att den här personen som man har rekryterat har känts otroligt bra när man har suttit där på något sätt intervjuat. På en aggregerad nivå så är det bra. Men när man kommer till själva huset, hur saker och ting ska göras, och det är det man ser först i vargagen, det är där splittringen kan börja ske.

Bara det här också att man som vd kanske inte ens har funderat på att man själv skickar ut signaler när man är kvar operativt i ledningsrummet. Ett exempel från mig själv var en extern vd som fick direktivet att personalrabatt är jätteviktigt agenta att du följer detta så att du inte ger mer eller skänker bort produkter. Jag följde självklart det rådet eller de direktiven från ägarna.

Sen så fick en ny serie med gluggmuggar. Det var sortimentet och så var det en av medarbetande personalen någonstans som sa att jag kan nog gluggkanin få igång de här gluggmuggarna. Självklart sa jag.

Men om du vill behålla dem så får du tänka på detta med att den personalrabatten som jag har. Då hör ägarna detta och säger i förra Aneta. Det där var lite snålt, det är klart de ska få de här gluggmuggarna istället.

Det är kortslutningar i allting för jag framstod som den snåla och han som den givmilda i det läget. Så vad ägarna också gör och säger kan ju fullständigt förinta en extern vd. Ursäkta.

Ja, precis. Men om man då bestämmer sig för att plocka in en extern vd. Man har liksom hittat en person. Den har träffat personalen kanske och träffat styrelsen och man känner att det är hundraprocentigt rätt.

I ett litet bolag, begränsade pengar, begränsad kassa, så kan det vara svårt att betala en vd-lön, tänker jag. Då kan man komma in på exemplen som vi hade innan. Kanske börja som COO eller som personalchef och sedan ta klivet upp till vd.

Det kan ju vara smart överlag att komma in i kulturen och inte lika stort skifte att byta vd, utan ta in den i en annan roll först med ambitionen att växa. Eller hitta någon internt i bolaget som kan kliva upp. Då har du löst successionsordningen ändå.

Det måste ju vara smart, tänker jag. Men hur som, om man hittar den här personen, kanske externt. Hur ska man betala den om man inte har pengar att betala en vd-lön?

Ja, det där kan man ju göra på olika sätt såklart. Men en sak jag verkligen varmt rekommenderar är att man inte ingår juridiska bindande kontrakt med ägandet innan man har testjobbat ihop. Man kan ge optioner, man kan sätta utifall att de här målen kommer att uppfyllas så finns de här möjligheterna.

Men det gäller också till exempel att om man tar in en person på en annan nivå och så har man ambitioner. Den kan man absolut uttala till den personen, men det är viktigt att man inte talar om det för alla medarbetarna. Utan att det är en uppgörelse mellan ägare och COO till exempel.

Så generellt att ha ett optionsprogram, helt okej. Om det här inträffar och vi lyckas, då får du en del av bolaget. Men inte ge bort någonting från start. Jag skulle inte rekommendera för att varadeln är ju ett samspel som ett äktenskap.

Och väldigt många bolag, nu glider vi in på ett annat ämne, men väldigt många bolag går schaktiskt. Uppsvängen för att man inte har lärt känna varandra på djupet innan. Det är en av många saker att på många sätt inte har utvecklats utan till och med avvecklats och olika saker.

Och det är samma sak när man tar in externa vd. Man måste prova och jobba ihop, tycker jag. Superviktigt. En sista grej också. Jag får ibland frågan, vad är bra då?

Ska man ta in en extern helt och hållet eller ska man intern rekrytera? Och vi har varit inne på detta för länge, att man kan då företagskulturen. Men det kan också vara så här att om man inte har rekryterat så, den personen som har jobbat har ju också haft arbetskolleger.

Och helt plötsligt ska den kliva upp på en nivå där man inte längre kan kanske vara bästa vän med någon på någon annan chefsnivå. För man behöver ju ha den här integriteten som extern vd eller vd. Och har samma band till alla.

Är du med vad jag menar? Ja. Så det är en utmaning när man inte har rekryterat. Plus att man blir ganska snabbt hemmablind på saker och ting som kan förbättras och utvecklas.

Den fördelen får man när man kommer ta in någon utifrån att de första tre månaderna är de bästa tre månaderna för att se om saker. Det innebär inte att man ska göra saker och ting de första tre månaderna. Man kan kartlägga och sedan sätta en plan för sig själv.

Det här behöver vi ta tag i. Spännande. Men du, om vi ska på något sätt bara summera ner det som vi har varit inne på nu. Okej, jag driver ett företag. Jag har eller kanske ska skaffa mig ett team.

Och vill titta på att ta in en extern vd. Vad skulle vara liksom Agneta Olss