759 När nyckeltal blir meningslös rapportering

Det här är entreprenörsdriv, det är jag som är Tomas Tränkner och idag tänkte jag prata om det här med Key Performance Indicators, alltså KPIer, och varför de ofta inte funkar i termer av att de utvecklar verksamheten. Jag tänkte också prata om hur man kan använda dem och varför det är ett problem. För jag möter många organisationer som säger vi jobbar med KPIer och det gör de verkligen.

De har dashboards, de har siffror och de har uppföljning. Men sen då, vad händer? Ja, kanske inte alls speciellt mycket och det beror nästan alltid på samma saker.

För det första, det finns för många KPIer för man mäter allting. Det är omsättning, det är marginal, det är leads, det är möten, det är konvertering, kundnöjdhet etc. Listan blir lång.

Och problemet är ju att nästan allt blir viktigt och när allt är viktigt, då blir ju nästan ingenting viktigt. Vad vet man då vad man ska fokusera på? Och den andra orsaken till att KPIer kanske inte funkar det är ju att det inte finns någon koppling till beteendeförändringen.

Och det kanske är det största problemet. Man följer upp siffror, men man pratar inte om vad faktiskt folk vill göra annorlunda. Vi kan ta ett exempel. Du mäter till exempel antal kunder, men du pratar inte om hur många samtal som ska ringas, hur många möten som ska bokas och hur säljarna ska jobba annorlunda.

Och då blir KPIn bara ett resultat och inte ett styrmedel. Och för det tredje då, det här med KPIer, det finns liksom ingen riktig uppföljning av de KPIer som inte funkar. Man kollar på dem en gång i månaden och man konstaterar att ja, kul det går bra.

Eller nej, det var inte så bra idag den här månaden. Men sen då? Ja, vad gör man åt det här? Ja, precis, ingenting. För att om man inte gör något åt det, då är det inget styrsystem, för då är det bara ren rapportering.

Och ren rapportering, det bygger ju inga bolag. Och det här leder ju till en viktig skillnad och för att det är ju så här att det finns ju KPIer som mäter resultat, som jag just pratade om. Och så finns det KPIer som driver beteende.

Och det är just de som driver beteenden som gör skillnad. Och vad är då ett bättre sätt, kan man ju fråga sig. Okej. Och det första uppenbara är naturligtvis, ha färre KPIer.

Ta ut de som verkligen spelar någon roll. Ha inte 15 eller 20 utan ha 3 eller 5 KPIer. Det som faktiskt driver verksamheten framåt. Och koppla varje KPI till en konkret handling.

Och om ett KPI förändras, om det blir annorlunda, högre eller lägre, okej, på vilket sätt ska det påverka vårt beteende? Det ska vara solklart hur en förändring i KPI ska påverka mitt beteende. Till exempel, om jag har fler kundmöten, ja, boka fler kundmöten per vecka.

Bättre konvertera, ja, skruva på hur du säljer. Och följ upp ofta och koppla det till beslut. Och inte bara hur går det, utan vad gör vi nu? Alltså, syftet med KPIer är ju att det ska leda till handling, kanske en utvecklad handling, för annars blir det ju meningslöst.

Och KPIer, det är ju inte bara för att förstå historien. Du måste ju se på hur kan de påverka framtiden. Så att nästa gång du tittar på dina KPIer, så fråga dig inte bara vad siffrorna säger, utan fråga dig vad, på vilket sätt förändrar det här hur vi jobbar?

För att, som jag sa, en KPI som inte förändrar ett beteende är, ja, värdelös. Det var mina tankar om det här med Key Performance Indicators. Tack för idag och vi hörs nästa söndag.

Hej då! Undertextning.nu